Совещания и собрания – неотъемлемая часть работы любого руководителя. Во время таких мероприятий формируются стратегические и тактические цели и задачи, подводятся итоги работы, ищутся и обсуждаются пути решения возникающих проблем.
Хотя существует мнение, что совещания – это лишь пустая трата времени, старая истина о том, что «одна голова – хорошо, а две – лучше», остается актуальной. Во время совещаний руководитель может услышать оригинальные мысли от подчиненных и таким коллективным путем найти более рациональное решение, до которого он никогда не додумался бы самостоятельно.
Однако, чтобы совещания действительно были результативными и полезными, нужно уметь их правильно организовать и провести. Мы собрали 5 советов для руководителя, как сделать совещание более продуктивным.
1. Заранее обозначьте тему и формат времени.
Ваши подчиненные, приходя на собрание, должны понимать, о чем пойдет речь и сколько времени это всё займет. Во-первых, так они смогут подготовиться к разговору, что позволит им вести более аргументированную беседу, подкрепленную фактами. Так более вероятно, что люди придут на встречу с уже готовым решением, а не будут выдумывать его по ходу совещания. Во-вторых, зная длительность заседания, они смогут распланировать день с учетом этого. Не будет ни незаконченных своевременно дел, ни зря потраченного времени, которое предполагалось провести на совещании.
2. Обозначьте вопросы, на которые хотите получить ответ.
Всегда помните о том, что совещания проводятся не просто ради того, чтобы поболтать о проблеме и разойтись по своим рабочим местам. Каждое совещание должно приносить конкретный результат в виде ответа на конкретно поставленные вопросы: как именно решить проблему с ненадежным контрагентом, кто именно будет отвечать за разработку новой линейки товаров, когда именно будет готов новый производственный цех, сколько новых работников нужно нанять в этом месяце.
3. Правильно выбирайте приглашенных на совещание.
Некоторые руководители обожают устраивать частые совещания буквально со всем составом предприятия. Это как раз тот случай, когда больше людей – не значит продуктивнее. В зависимости от темы, которую планируете обсуждать, приглашайте только тех сотрудников, которых этот вопрос касается. Например, не нужно отвлекать от работы менеджеров по продажам для обсуждения вопросов логистики. Это лучше обсудить с водителями и менеджерами по логистике. Если для обсуждения накопилось сразу несколько тем разного профиля, то опять-таки непродуктивно держать весь коллектив два часа в переговорной, если можно в понедельник обсудить с дизайнерами новую концепцию упаковки, во вторник – повышение цен с маркетологами, а в среду – состав продукта с производственным отделом.
4. Приходите на встречу вовремя.
Как известно, начальство не опаздывает, начальство задерживается. А пока начальство задерживается к началу совещания, работники лишь зря теряют время в ожидании. Своими опозданиями в подобных ситуациях руководитель ворует не время у своих подчиненных, а прибыль у предприятия, поскольку вместо того, чтобы работать, люди просто ждут. Это неправильный подход.
5. Следите за временем незаметно.
Каким бы занятым человеком ни был руководитель, он не должен демонстрировать участникам совещания жесткий дефицит своего времени. Торопитесь на другую встречу? Не нужно через каждые две минуты отодвигать рукав и смотреть на часы, давая понять всем и каждому, что Вы торопитесь и Вам не до того, что говорит выступающий. Это заставит участников совещания нервничать и думать о том, что Вы вот-вот сорветесь с места и убежите, так и оставив вопрос не решенным. Если Вам так уж надо отслеживать время встречи, разместите на столе или на стене часы, на которые Вам удобно будет смотреть во время совещания, не привлекая к этому внимания окружающих. И тогда люди смогут сосредоточиться на теме обсуждения.
