Рабочие совещания – важный элемент организации рабочего процесса в коллективе, который трудится над решением комплексных задач. Очевидно, что команде поваров в фастфуд-забегаловке, никакие совещания не требуются, максимум – пятиминутная планерка с раздачей зуботычин за особенно знатные фэйлы вчерашнего дня. А вот в IT-компании, разрабатывающей программные продукты, без регулярных совещаний наоборот никак не обойтись.

Чтобы совещания действительно приносили результат и продвигали, а не тормозили рабочий процесс, важно избегать некоторых ошибок. Вот некоторые из них:

Первая ошибка. Ритуальные совещания.

Очень часто совещания созываются не по мере необходимости, а просто по графику. Например, ежедневно совещание утром или в обед, часто совещания устраиваются каждый понедельник или даже несколько раз в неделю в строго определенные дни. Если при этом график совещаний составлен слишком плотным и не учитывает реальную в них потребность, то такие встречу действительно превращаются в бессмысленный ритуал, пожирающий время.

Вторая ошибка. Совещание-монолог.

Сама этимология слова «совещание» предполагает обмен мнениями и получение советами. Если встреча организуется не с целью обменяться мнениями и по результатам этого прийти к чему-то новому, что было невозможно придумать в ходе обычного рабочего процесса, то такое совещание не имеет смысла.

Третья ошибка. Отсутствие модератора.

Любая дискуссия, любой обмен мнениями быстро превращается во всеобщий галдеж, если нет человека, который бы руководил этим процессом. Аналогично иногда без модератора совещание может превратиться в монолог, который никто не поддержит. Тогда модератору нужно расшевелить участников и вывести на активное обсуждение темы.

Четвёртая ошибка. Фокус на проблеме, а не способах ее решения.

Если совещание на 90% состоит из обсуждения проблемы и поиска виноватых, то смысла в нем нет. Совещание должно быть инструментом поиска выхода из сложившейся ситуации.

Пятая ошибка. Неудачное время для совещания.

Сбор коллектива на общую встречу в конференц-зале – это практически полная остановка работы отдела/предприятия на время совещания. Соответственно выбирать время для таких встреч нужно так, чтобы эта приостановка деятельности была наименее ощутима. Например, проводить встречу в самом начале рабочего дня, непосредственно перед или сразу после обеденного перерыва. А вот назначать совещание в середине первой или второй половины дня – самая плохая идея.