Деловая переписка – неотъемлемая часть работы практически любого офисного сотрудника, не говоря уже о руководителях всех уровней практически любого предприятия. И если с общими правилами деловой переписки знаком каждый, то с мелкими аспектами иногда возникает путаница. Существует ряд малозначительных на первый взгляд аспектов, которые, однако, следует учитывать.

1. Приветствие.

Даже если вы отправляете этому респонденту по три письма в день или до отправки письма успеваете лично встретиться с человеком из другого отдела, каждый раз всё равно следует начинать с приветствия. Обходиться без него — всё равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.

2. Фраза «Доброго времени суток».

Следует помнить, что формулировка «доброго времени суток» - это всего лишь форумный интернет-сленг, а не деловое приветствие. Неважно, что вы не можете предсказать, когда именно собеседник прочитает сообщение. Вариант «добрый день» самый нейтральный, но можно использовать и период, когда вы отправляете письмо.

3. Сокращения и односложные ответы.

Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. У такого подхода есть практическая польза: собеседнику не придётся догадываться, что вы имели в виду, потому что вы раскрываете все нюансы и не даёте возможности толковать слова превратно. А ваше «ОК» может означать что угодно. К тому же сокращения экономят не так много времени.

4. Юмор и метафоры.

Деловое письмо не должно оставлять простора для интерпретаций. Все слова употребляются в прямом значении и не предполагают различных толкований. Иначе ждите дополнительного витка переписки, в котором вы будете выяснять, кто что имел в виду. И это может отнять немало времени.

5. Обилие канцеляризмов.

Стремление выражаться более формально зачастую порождает монструозные конструкции, в которых крайне тяжело разглядеть смысл. Не злоупотребляйте сложными оборотами типа «приняты все меры по обеспечению подразделения» и пишите проще.

6. Caps Lock.

Выделять отдельные слова и фразы (тем более целые предложения) заглавными буквами не стоит. В интернете это всё ещё символизирует крик. Никому не нравится, когда на него орут. Чтобы суть послания была ясна, просто пишите понятнее. А если уж очень нужно акцентировать внимание на определенном участке текста, выделите его полужирным шрифтом или подчеркиванием.

7. Фраза «Заранее спасибо».

Досрочная благодарность ставит собеседника в неловкое положение. Воспитанный человек почувствует себя обязанным выполнить вашу просьбу, даже если будет понимать, что не должен этого делать. И вы запомнитесь тем, что подкидываете проблем.

8. Тема письма.

При создании дизайна электронных писем не зря предусмотрена отдельная графа для темы письма. По ней человек может легко понять, о чем пойдет речь в сообщении, до того, как вскроет письмо. Это важно потому, что открывать непонятные письма просто небезопасно, а значит, послание без темы рискует отправиться в спам.