Один из главных признаков хорошего специалиста – умение сделать весь объем работы в срок. Это значит, например, что хороший специалист никогда не будет систематически задерживаться после окончания рабочего дня, чтобы доделать работу, не законченную за день. Он будет успевать всё сделать в отведенные для этого часы. А если объем работы изначально чрезмерно велик и не может быть выполнен в срок, хороший специалист уведомит об этом руководство. Брать на себя больше обязательств, чем объективно способен потянуть – признак плохого работника.
А чтобы успевать делать свою работу во́ время, нужно следовать следующим простым принципам:
1. Грамотно расставлять приоритеты.
Как гласит известная шутка, нужно уметь отличать важное от срочного. И, как водится, в этой шутке лишь доля шутки. На самом деле это очень мудрый императив. В начале каждого дня распределите предстоящие задачи на четыре категории: «важное и срочное», «срочное и маловажное», «важное и несрочное», «неважное и несрочное». Срочные важные дела выполняются незамедлительно. Срочные маловажные – во вторую очередь. Несрочные важные дела анализируются на предмет затрат времени и под них выделяется это самое время в конкретный день и час. Ну маловажные несрочные дела выполняются по остаточному принципу.
2. Научитесь погружаться в работу с головой.
Ученые подсчитали, что среднестатистический человек проверяет свой смартфон около 50 раз в день. Очевидно, что это сильно мешает концентрироваться на работе и других конкретных делах. И это только смартфон. А есть ведь и другие отвлекающие факторы. Поэтому хороший специалист должен научиться абстрагироваться от всего окружающего мира и полностью концентрироваться на конкретной задаче.
3. Минимизируйте количество рабочих встреч.
Как показывает практика, рабочие встречи (переговоры, консультации, собрания, брифинги) пожирают огромное количество времени, а пользы приносят крайне мало. На самом деле большинство тех вопросов, которые решаются на встречах, можно успешно решить и в обычном рабочем формате. Реальную пользу встреча может принести лишь тогда, когда она представляет собой нечто вроде врачебного консилиума: есть проблема, которую поодиночке никто не может решить, поэтому нужно собраться всем вместе и устроить мозговой штурм. Во всех остальных ситуациях встречи лишь пожирают время, особенно, если на встречу нужно куда-то специально ехать, а не зайти в конференц-зал этажом ниже.
4. Контролируйте не только время, но и вашу энергию.
Физическая энергия и душевные силы – такой же важный ресурс для продуктивного работника, как и время. Можно потратить целый день на выполнение сложной задачи, но если вам не хватает физических и умственных сил, вы будете топтаться на месте и ничего полезного так и не сделаете. А вот когда у вас достаточно внутренней энергии, вы сможете разобраться с трудным делом за пару часов, а остаток дня посвятить чему-нибудь попроще. Поэтому если вы потратили первую половину дня на решение сложной проблемы, что отняло у вас все силы, нет смысла приступать к новому важному проекту уже после обеда. Займитесь второстепенными легкими делами, или вообще отдыхайте. Всё равно вы ничего уже не сможете сделать до вечера, а утром то, что в уставшем состоянии заняло бы у вас полдня, с новыми силами вы сделаете за пару часов.
5. Начинайте с трудного и неприятного.
К сожалению, никакая работа, даже самая любимая, не состоит сплошь из простых и увлекательных задач. В ней всегда много рутинных и откровенно неприятных задач, которые все равно нужно делать. Многие психологи рекомендуют именно с таких задач и начинать день. Пока вы бодры и полны сил, справиться с ними будет относительно легко. А вот под конец дня, когда вы уже почти выдохлись и думаете только о возвращении домой, приступать к самой трудной и неприятной работе будет намного труднее. Поэтому лучше заканчивать день более простыми и интересными делами. Но при этом не следует забывать и про приоритеты, о которых речь шла в первом пункте.
